و مشکلاتی که با گروه ها وجود دارد...

در اواخر قرن بیستم سازمان ها ساخت تیم های کاری را به عنوان عاملی که می تواند آنها را در رقابت با دیگران سرپا نگه دارد و کیفیت کالا و خدماتشان را بهبود بخشد کشف کردند. اما هنوز هم در قرن بیست و یکم با اینکه همه با اصطلاح تیم آشنا هستند و می دانند که به آن نیاز دارند اما به روشنی و وضوح نمی توانند آنرا توصیف کنند و نمی دانند یک تیم خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد و اصلاً یک تیم چه شرایطی باید داشته باشد تا بتوان به آن گفت تیم!

به همین دلیل است که می بینید در بعضی سازمان ها بدون اینکه بدانند نیازی به یک تیم کاری دارند فقط می خواهند تیم های کاری تشکیل دهند.

یک تعریف بنیادی از تیم

خوب برای اینکه بیشتر با این مفهوم آشنا شویم می خواهیم تعریفی اصولی از تیم داشته باشیم.

بعضی از افراد تیم را به این صورت تعریف می کنند" حاصل کار کل آن بزرگ تر از برایند کار تک تک اعضای آن است". اما این تعریف درستی نیست این یکی از ویژگی های یک تیم کاری است. بزرگتر بودن حاصل کار یک تیم کاری از برایند کار تک تک اعضا، نشان می دهد که آنها می توانند به خوبی با یکدیگر کار کنند اما تیم هایی هم هستند که حاصل کار آنها ممکن است کمتر از کیفیتی باشد که از آن افراد انتظار دارید. سندروم آپلو مثال خوبی در این باره است (طبق این سندروم افراد بسیار با هوش وقتی که با یکدیگر یک تیم را تشکیل می دهند بدتر از تیم هایی با توانایی کمتر عمل می کنند.)

بعضی افراد تیم را مجموعه از افراد می دانند که باید به یک سرپرست یا رئیس گزارش دهند. این تعریف هم می تواند گمراه کننده باشد. در تیمی که به خوبی طراحی شده است افراد به یک رئیس گزارش می دهند. اما وقتی که چارت های سازمانی ریخته می شوند مصالحه هایی هم بخاطر ساختار های پرداختی یا نیاز به خطوط گزارشی سنتی صورت می گیرد.

درست است که یک تیم گروهی از افراد را تشکیل می دهد ولی هر گروهی لزوماً یک تیم نیست. بلکه

 یک تیم  شامل گروهی از مردم است که با یکدیگر برای رسیدن به هدفی مشترک کار می کنند.

گروه ها

اگر یک تیم گروهی از مردم باشند که با یکدیگر کار می کنند تا به هدفی مشترک برسند، ساختن یک تیم عبارت است از:

فرایندی که در آن افراد یک گروه قادر می شوند به هدف مشترکشان برسند

این فرایند در حقیقت یک کار مدیریتی است، و موثرترین راه ساخت یک تیم آن است که در آن مدیریت به صورت مشورتی انجام شود تا اینکه به صورت آموزشی محض انجام شود. (یعنی برای رسیدن به این هدف مشترک هر یک از اعضا نقشی در توانمند کردن دیگران خواهد داشت.)

در اینجا مراحلی را که برای ساخت یک تیم کاری لازم است به سادگی بیان کرده ایم:

• مجموعه اهداف مشخص شده شفاف سازی شوند.

• موانعی که از رسیدن افراد به هدف خود جلوگیری می کنند شناسایی شده حذف شوند.

• هر فرد با توجه به توان خود در موقعیت درست قرار گیرد تا بتواند کاری را که به محول شده است به بهترین وجه انچام دهد.

• اندازه گیری و نظارت پیشرفت کار، تا از دسترسی به اهداف اطمینان حاصل گردد.

تکنیک های سنتی معمولاً موانع را برای افزایش کارایی زیر نظر می گیرند:

روابط، ارتباطات، و از این قبیل. و اگر یک گروه فقط یک گروه باشد منافع چنین تکنیکی ممکن است بسیار محدود شود. در بهترین حالت نیازی نیست که مشکلات روابطی را حل کنید. و در بدترین حالت این مشکلات سبب می شوند وقت افراد تلف شود و نیرو و انرژی آنها از مسیر رسیدن به هدف مشترک منحرف گردد و در مسیری دیگر خرج شود. در چنین شرایطی افراد بدنبال اهداف شخصی خود هستند تا اینکه به فکر هدف مشترک باشند.

مشکلات ارتباطی

اگر بین افرادی که در یک گروه کار می کنند مشکلی وجود داشته باشد آنگاه این مشکل می تواند در راندمان فردی آنها تاثیر بگذارد. هر چند تکنیک های سنتی راه حل آن نیستند.

تنشی که در ارتباط بین دو نفر وجود دارد با این فرمول کنترل می شود:

(میزان مجاورت دو نفر) * (اهمیت موفقیتی که دو نفر باید با هم بدست آورند)

_____________________________________________________________

(سازگاری شخصیت آن دو نفر با یکدیگر)

در یک گروه اهمیت یک شخص به تنهایی پایین است. اما تکنیک های قدیمی تلویحاً سعی می کنند درجه بیشتری از اهمیت قائل شوند در حالیکه چنین نیازی وجود ندارد. طبق فرمول بالا این کار باعث می شود میزان استرس بالاتر رود، چون شما کسانی را واردار به کار با یکدیگر می کنید که ضرورتی در آن وجود ندارد. یعنی میزان مجاورت را بیشتر کرده اید در حالیکه لزومی نداشته است.

همچنین تکنیک های قدیمی سعی می کنند ناسازگاری های شخصیتی را در کنار یکدیگر قرار دهند. اگر چه این کار قابل انجام است اما جواب گرفتن از آن بسیار سخت است و باید دو نفر به کاری که می کنند تعهد زیادی داشته باشند، تا بتوانند در چنین شرایطی کار کنند. و در یک گروه با چنین شرایطی ایجاد انگیزه دشوار است. هر چند اگر دو نفر با دلایل شخصی بخواهند می توانند شخصیت متضادی را برای هدف بزرگتری در کنار خود قبول کنند و حتی ممکن است کارایی بالایی هم داشته باشند.

اما برای کاهش تنش ارتباطی در یک گروه بهتر است روی عواملی کار شود که تغییر آنها ساده تر است: مجاورت. اگر آنها فقط یک گروه هستند آنگاه با ایجاد مقداری فاصله بین آنها ( به صورت فیزیکی یا با مدیریت مرز های کاری که بین آنها وجود دارد) نتایج رضایتمندی بدست خواهید آورد بدون اینکه زمان زیادی صرف این کار بکنید.

خلاصه

• یک تیم گروهی از افراد هستند که برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش می کنند.

• ساخت یک تیم عبارت است از قادر ساختن این افراد برای دست یابی به این هدف

• اگر فقط یک گروه داشته باشیم آنگاه تکنیک های قدیمی می تواند اتلاف وقت و پول باشد یا حتی ضد تولید باشد.

• ممکن است راه های بهتری برای حل مسائل وجود داشته باشد: مثلا فاصله گذاشتن بین افرادی که نمی توانند با هم کنار بیایند و درک تضاد ها و تفاوت های شخصیتی که بین افراد وجود دارد.

مردم نمی توانند ارتباط برقرار کنند... در حقیقت نحوه ارتباط افراد بیانگر احساسات درونی، مهارت ها و اعتماد به نفس آنهاست.

توانایی برقراری ارتباط

توانایی برقراری ارتباط هر کس اثر مستقیم در روابط دوستانه، رشد و تعالی، افزایش در آمد، مسئولیت هایی که به او واگذار می شود و مسیر حرفه ای او دارد. این توانایی مستقیماً بر میزان حمایت ها و کمک هایی که شخص دریافت می کند نیز تاثیر گذار است. این دقیقاً همان جایی است که کار تیمی و ارتباط خوب دست در دست هم می توانند پیش بروند.

توانایی برقراری ارتباط تعیین می کند که هر کس چه میزان اطلاعات، ایده ها و احساسات به دیگران منتقل می کند و چقدر از آنها دریافت می کند و تاثیر می پذیرد.

این توانایی است که مشخص می کند که یک نفر به چه میزان می تواند مشکلاتش را حل کند، حکم صادر کند، با دیگران به توافق برسد، و بر سر اختلافات با آنها کنار بیاید.

هفتاد درصد از مشکلات و اشتباهات حرفه ای نتیجه مستقیم ارتباط ضعیف هستند.

تاثیر گذاران در برقراری ارتباط

7 درصد زبانی

38 درصد لحن صحبت کردن

55 درصد زبان بدن

.....

آنچه در بالا ذکر شد نمود هایی از مهارت هایی است که به کمک آنها مخاطب شما می تواند در باره آنچه صحبت می شود بفهمد و آنرا تفسیر کند. برقراری ارتباط برای یک تیم کاری باشد یا برای هر منظور دیگری فرقی نمی کند می توانید از آنچه در این مقاله می بینید استفاده کنید.

نحوه شروع برقراری ارتباط و آن گونه که پیغام خود را منتقل می کنید، در نتیجه نهایی این فرایند تعیین کننده است.

چون هر کسی برای دریافت پیغام شما نیاز به آمادگی دارد بنابراین با دقت بیاندیشید چگونه، کی و کجا آنرا به او منتقل نمایید. آنچه در اینجا ارائه می گردد معیار هایی هستند که به کمک آنها می توانید در هر زمینه ای به خصوص کار تیمی روابطی تاثیر گذار با دیگران برقرار کنید.

روشی که یک پیغام ارسال می شود همیشه بر دریافت آن تاثیر می گذارد.

چگونگی صحبت کردن یک فرد همیشه از اینکه او چه می گوید مهمتر است.

آنچه در عمل از ارتباط دو نفر حاصل می شود عبارت است از پیغامی که دریافت می شود و نه پیغامی که فرد می خواسته ارسال کند.

سعی کنید بفهمید آنچه می گویید برای طرف مقابل شما چقدر مهم است، چقدر درباره آن می دانند و تجارب قبلی آنها چیست.

ارتباط یک خط دو طرفه است یکی برای ارسال پیام و دیگری برای دریافت پیام طرف مقابل است.

ارتباط درست و آزاد در یک تیم یا بین دو نفر قابل ارتقا و تصحیح است.

مشکلاتی که هنگام برقراری ارتباط رخ می نمایند

موانع خود: هر کس تمایل دارد پیام ها و اطلاعات خود را برای طرف مقابل به بهترین شکل بیان کند اما آنچه او را محدود می کند اطلاعات و توانایی های ارتباطی اوست.

نداشتن اعتماد به نفس، آمادگی ذهنی و از این قبیل فرد را در دیدن تصویری بزرگتر از زندگی محدود می کند.

افراد با یکدیگر صحبت نمی کنند اما با تصویری که در ذهن خود درباره دیگران ساخته اند درباره آنها قضاوت می کنند.

موانع فیزیکی مانند سر و صدا و از این قبیل تمرکز را مشکل می کنند. پس بهتر است در چنین شرایطی از ارسال پیام های مهم خودداری کنید.

نزدیکی و قرابت بین کسانیکه با یکدیگر رابطه دارند معمولاً باعث می شود ارتباطی ناخوشایند در تیم داشته باشند.

تمایل به ارزیابی و مورد قضاوت قرار دادن دیگران و تایید یا رد کردن آنها ارتباط را خراب می کند.

بزرگراه ارتباط موثر تیمی

با توجه گوش دهید و بفهمید طرف مقابل شما چه می گوید.

طرف مقابل شما نیاز دارد احساسات تان را درک کند

وقتی که کسی با شما سخن می گوید به جای اینکه فقط به سخنان او گوش دهید سعی کنید منظور او را از صحبت هایش بفهمید.

در هر حرفه یا کسب و کاری مهارت های بالای ارتباطی مورد نیاز است تا آن کسب و کار بتواند رشد کند. بنابراین برای افزایش دانش روابط عمومی خود به شما توصیه می کنم در این باره به اندازه کافی مطالعه کنید و آن را دست کم نگیرید. شاید مشکل شما تا کنون همین بوده است اگر فکر می کنید باید روی مهارت های ارتباطی خود و همکارانتان کار کنید چرا معطل هستید از هم اکنون شروع کنید و برنامه ای برای ارتقای مهارت های ارتباطی طراحی کنید و بر اجرای آن نظارت کنید.